Онлайн-касса. Что такое и как работает?

18 августа 2021

12 мин. на прочтение

Онлайн-кассы похожи на обычные кассовые аппараты, которые пробивают чеки, только кроме бумажного чека они умеют формировать и электронный. Он автоматически уходит в ФНС и по желанию — покупателю на имейл или в виде сообщения на смартфон.

Содержание:

Виды онлайн-касс
Как начать работать с онлайн-кассой
Как сэкономить на онлайн-кассе
Ответственность за работу без кассы

1. Виды онлайн-касс

Все кассы, которые в 2021 году разрешено использовать являются онлайн-кассами, то есть они подключены к интернету и по нему передают в налоговую данные о покупке.

Обратите внимание, для некоторых категорий бизнесменов онлайн-касса не нужна, например, самозанятые имеют бессрочное право на работу без кассы.

Все разрешенные к работе онлайн-кассы перечислены в реестре ККТ.

В зависимости от функциональности кассы бывают такими:

Фискальные регистраторы имеют ограниченный функционал: у них нет кнопок и экрана. Они умеют печатать и отправлять чеки. Это, по сути, принтер чеков, который подключается к компьютеру, терминалу, планшету или телефону. В магазинах с очередями могут использоваться крупные модели.
Автономные кассы имеют экран и кнопки, на них можно выполнять все кассовые операции. Интернет подключается с помощью SIM-карты, Wi-Fi или через кабель. Однако у автономок маленький экран, небольшая память, а для учета товаров им дополнительно нужен ПК и сканер. Подходит для микро-бизнеса, услуг, курьеров.
У моноблоков встроен принтер, экран и кассовая программа. Моноблоки могут быть мобильными, специализированными для торговли алкоголем и для интернет-покупок. Однако они не справятся с большой очередью, такой, как в крупных сетевых магазинах. Они подходят для организации места кассира, бармена.
Автоматизированная система автоматически отправляет электронные чеки и не печатает бумажные. Подходит для интернет-магазинов или торговых автоматов. Клиент сможет оплатить товары в любое время и в любой день, даже нерабочий.
Смарт-терминал - это планшет и принтер чеков в одном устройстве. Можно быстро устанавливать дополнительные программы для учета товаров, бухгалтерии или драйвера для дополнительного оборудования.

2. Как начать работать с онлайн-кассой

Чтобы ИП и ООО начать работать с кассой в 2021 году, выполните следующие шаги:

Купите онлайн-кассу или обновите имеющуюся

Если будете обновлять старую, ее все равно придется вначале снять с учета в ФНС, модернизировать и потом снова поставить на учет.

Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД)

При выборе учитывайте не только стоимость услуг ОФД, но и обращайте внимание на удобство и простоту личного кабинета и надежность самого оператора.

Зарегистрируйте кассу в ФНС

Сделать это можно онлайн в личном кабинете на сайте налоговой, если у вас есть ЭЦП. Также некоторые ОФД предлагают услуги по регистрации касс в налоговой.

Настройте кассу

Подключите интернет и введите в кассу номер ККТ, присвоенный налоговой. Затем зарегистрируйте вашу кассу в личном кабинете ОФД и пробейте первый чек. Все это вы можете сделать самостоятельно или доверить настройку вашему ОФД.

3. Как сэкономить на онлайн-кассе

Кроме приобретения самой кассы и фискального накопителя к ней, есть еще ряд расходов:

оплатить установку и настройку оборудования
заключить договор с оператором фискальных данных
оформить электронную цифровую подпись
купить программное обеспечение для кассы

Получается, что дополнительные расходы сопоставимы по цене со стоимостью самой кассы. Возникает вопрос: “Как сэкономить?”

Способов сэкономить несколько:

Обновить старую кассу

Этот способ работает только с кассами старше 2015 года. Однако стоимость модернизации оказывается немаленькой, и после “перепрошивки” гарантий работоспособности обновленной кассы нет.

Взять кассу в аренду

В этом случае вы просто оплачиваете ежемесячно определенную сумму и не переживаете за корректность работы оборудования. Особенно ценно это, если вы только начинаете бизнес и не располагаете свободными деньгами, или ваш бизнес носит сезонный характер.

Оценить необходимость дополнительных услуг

Часто при покупке кассы предлагают массу не всегда нужных услуг. Посмотрите внимательно, что потребуется вам, а что нет. Так, своевременное обновление ПО безусловно нужно, а вот без очистки датчиков от пыли и грязи вполне можно обойтись.

4. Ответственность за работу без кассы

Неприменение контрольно-кассовой техники, когда это необходимо, влечет в 2021 году административную ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ:

для индивидуальных предпринимателей в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета без кассы, но не менее 10 000 рублей
для обществ с ограниченной ответственностью - от трех четвертых до одного размера суммы расчета без кассы, но не менее 30 000 рублей.

А за повторное подобное правонарушение, если сумма расчетов без кассы составила в совокупности миллион рублей и более, возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.